INDORAYA – Wali Kota Semarang Hevearita Gunaryanti Rahayu meminta seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) mempunyai bank data. Hal itu, untuk melakukan tata kelola kearsipan secara lebih baik.
Ita, sapaan akrabnya, menyampaikan hal itu saat kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Kota Semarang di Ruang Lokakrida Balai Kota Semarang.
“Arsip itu penting, pada saat orang punya masalah. Kalau lurus-lurus saja tidak ada masalah, tidak merasa itu penting,” kata Ita, di Semarang, Senin (20/11/23).
Ita juga mengatakan, bank data itu juga bisa menjadi salah satu faktor pemerintah daerah dalam mendapatkan penghargaan.
“Contoh saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi,” ungkap dia.
“Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok tidak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, Anugerah Parahita Ekapraya, kota layak anak, akhirnya kan bisa,” katanya.
Dia mengungkapkan bahwa dokumen pendukung kegiatan seringkali disepelekan sehingga dirinya meminta bagian humas atau kominfo di OPD agar memiliki bank data dokumen atau foto.
“Suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal, untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi. Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila dibutuhkan semua sudah ada,” ujar dia.
Sementara itu, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui manajemen arsip pada tahun 2000 ke bawah memang masih perlu dibenahi. Kata dia, pihaknya kini tengah berbenah untuk arsip-arsip dari OPD.
“Kami adakan pengawasan kearsipan atau audit arsip. Semua arsip yang dibuat OPD harus dirawat, ditata kelola dengan baik,” ujar dia.
Maka dari itu, katanya, jika ada kegiatan yang membutuhkan arsip bisa segera ditemukan dengan mudah, termasuk untuk kepentingan penilaian penghargaan daerah.
“Tidak hanya arsip secara manual, tetapi kami gunakan juga arsip Srikandi, aplikasi umum yang dipakai seluruh Indonesia. Sudah digunakan pula oleh seluruh OPD hingga tingkat kecamatan dan kelurahan,” ujar dia.